総務事務に求められる事とは?作業内容を元に必要な資格を網羅

総務に必要なスキル・資格 仕事

総務事務として働きたいけど何を勉強すればいいの?


必要な資格も分からない、スキルに関しても何を学べばいいの?そもそも未経験でも大丈夫?


そんな疑問に給与計算他作業を10年以上経験した中間管理職の僕がお答えします!


『経理事務バージョンの記事もあります』

総務事務とは

総務事務とは

会社の経営に必要な物品の発注。施設の保守管理など言い方は良くないかもしれませんが、『企業の便利屋』さんという捉え方で間違いありません。


実際に僕も少なからずは関わっている作業ですが、この部署が居なければ企業は円滑に作業が行えません。


ボールペンや付箋などの発注も普段気配りをしていないと在庫を切らす事は多々有り、また会社の規模により人事関係も総務事務の担当となります。


現場と経営陣を繋ぐ大事な部署でもありますので、企業には無くてはならない部署です。

総務事務の作業内容

総務事務の作業内容

前提として知っておいて欲しい事として企業ごとに総務事務の作業範囲は違います。


前項目で簡単に記載しましたが、大企業であれば給与計算や社会保険の加入などは人事事務の担当となりますが、総務事務が給与計算などを行っている企業は多々存在します。


よって企業ごとに正確な作業内容は違いますが、人事部が無い事を仮定して記載をします。(平成27年頃の古いデータにはなりますが従業員数が10名未満の企業は全会社の割合として70%程にあたる為、総務が人事の作業を行う事が多い)

・企業で使用する消耗品の管理、発注
・株主総会の企画、運営のサポート
・施設の管理、清掃業者の手配
・社内イベントの企画、運営(旅行など)
・福利厚生の管理(ベネフィットなど)
・冠婚葬祭の応対(弔電・祝電など)
・電話応対
・来客応対
・ホームページの管理
【以下人事関連】
・給与計算
・社会保険の加入、脱退
・雇用保険の加入、脱退
・住民税の脱退(特別徴収)
・年末調整
・各種就業規則・36協定などの管理
・労働保険の申告、納付
・源泉所得税の集計(納付は経理が行う)
・社会保険算定基礎届の作成
・各市区町村へ給与支払届の送付
・社宅の手配

いざ書いてみると結構作業内容がありましたね・・


でもご安心ください。すべて自分一人でやる事ではありませんし、従業員が少ない場合は給与計算の人数なども少ないので対して時間はかかりません。


上記作業内容でいくつか抜粋して説明すると、


【株主総会の企画、運営のサポート】
これが東証一部上場などの企業は総務事務のかなり大変な業務かと思われます。


例えば超大企業のトヨタ自動車株式会社は株主数が2021年3月31日のデータで512,745人ととんでもない人数がおります。


この方達に株式総会をやるよ!と案内状を送る訳ですが、株主数は何人でしたか?そう約50万です。そしてその約50万人から出席・欠席の回答の集計。とんでもない労力を使います・・。(企業によっては委託など色々とやり方はありますが)


また、株主総会をやるとなると会場を押さえなければいけません。品川プリンスホテルやら有名どころを押さえる場合は早めに取らないと難しい場合があります。何故かというと3月末決算の企業の場合は他の企業と被る可能性が高いからです。


3月末決算が多い理由はいくつかあるのですが、1つ挙げると教育機関の区切りが4月~翌3月となりますよね?その区切りに合わせる事により人事なども楽になり3月末決算が多い理由となります。


資料に関しても実際に来る株主数分印刷しておかなければいけません。株主が100人だけでも100部+関係者分を印刷しなければいけないので本当に大変です。


その他諸々の運営があれば総務事務の担当となりますのでこの時期は覚悟を決めましょう(笑)


【福利厚生の管理】
企業によっても福利厚生とは色々とありますが、高確率で多いのがベネフィットステーションやリロクラブなどの加入になると思います。


この2つを簡単に説明すると企業が社員数分のアカウント代を支払い、社員が利用できる仕組みとなります。


具体的にどんな事に使えるの?と言われるとそれはもう色々な事に使えます。社員が個人で旅行に行く際にホテル代が2000円割引になったりなど、とある消耗品を個人で買いたい場合は1000円割引できるなど。


このようなサービスがベネフィットの場合は約140万件存在します。企業がベネフィットに支払う金額は月額600円/1人となります。


毎月退職者・入社により社員数の増減が当然あるのでこの管理をしていくのが総務事務の仕事となります。


もし務めている企業で何も福利厚生が無い場合はおすすめな内容なので加入を検討されてはどうでしょうか?


【各種就業規則・36協定などの管理】
36協定は従業員の人数に関係なく提出が毎年必要になってくるので注意。


36協定とは残業をする場合には管轄の労働基準監督署に届け出ないといけない書類です。最近は働き方改革と言われ各企業残業に対してはかなりシビアな対応を行っているところが多数あります。


2018年~2019年頃にはメディアの報道でよく過労死に対する内容が度々行われました。個人的な感想を含めますがその報道以降、明らかに労基や各企業の残業に対する対応が変わっています。


一般的に過労死ラインとは月80時間以上が継続して行われる事を指し、36協定でも単月で80時間を超える場合はやむを得ない扱いで認められますが、月45時間の残業が6ヶ月までと決まっております。多忙な時期は仕方ありませんが労働基準法を必ず守りましょう。


また、就業規則に関しては従業員が10人未満の場合は作成する必要が実はありません。従業員が10人以上になった際には就業規則を作成し管轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。


他には法改正などにより作成済みの就業規則の記載内容を一部変更するなど対応が必要となります。(ちなみに就業規則に変更が生じたら再度労働基準監督署に届け出が必要)


その他給与規定など(就業規則内にすべて盛り込まれている場合もある)別途規定がその管理も対象です。

総務事務に必要な資格

総務事務に必要な資格
・社会保険労務士

・FP(フィナンシャルプランナー)

・MOSExcel(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

・MOSWord

・普通自動車第一種免許

以上の5つの資格を持っていると総務・人事の完璧超人となれます。社労士を持っているだけで就活時の書類審査はほぼ通るでしょう。しかしこの資格の合格率は10%未満とかなり低いです。よってこの資格を持っている方は神様です。他4つの資格を取るようにしてください。正直上記すべての資格が無くても受かるときは受かりますが、教育する身としては個人的にかなり違います。


その理由をそれぞれ解説します。


【社会保険労務士】
前項目でも記載したように総務事務は給与計算・社会保険の加入などの業務を行う事がかなり高いです。


資格名の通りですが、社労士は社会保険・雇用保険のスペシャリストです。


教える必要どころか難しい国家資格を突破しているツワモノなので、むしろ教育担当の自分より知識を持っている可能性有り。


面接時にしゃべり方や正確に問題がない限りは採用される事でしょう。


【FP(フィナンシャルプランナー)】
FPとは簡単に説明するとライフプランに関する資格です。

・社会保険
・保険(生命保険・医療保険など)
・住宅、不動産
・資産運用
・税制(相続・贈与など)

どちらかというと営業の方が取得必須の資格になるのですが、このFPの中にも社会保険(健康保険・介護保険・厚生年金・労災保険)の項目が存在します。


FPの資格を持っていると社会保険に関して知識があるなと判断出来るので、取得しておいて損の無い資格となります。例えば人事総務の作業には各種給付金の申請書の記入などがあります。


いくつか紹介すると

・傷病手当金
・出産手当金
・再就職手当
・雇用継続給付

などなど。基本的には記入する部分は各従業員に書かせるので会社印の押印や捺印申請が実際の作業内容になるかと思います。


FPの資格を持っていると上記給付金の知識が当然あります。教える必要がほぼ無いので良き人材と僕は判断します。


【MOSExcel・MOSWord】

マイクロソフトオフィススペシャリストの略


その中でExcel・Wordの扱いに関しての資格となります。Officeの操作に長けた人材と判断する事が出来ます。

例えばWordで見出しを作成する際に、この資格を持っていれば容易に作成することが可能なはずです。総務事務の場合は旅行など簡単な企画書でWordを使う事が多いはずなので、資格の取得難易度も高くはないのでそれぞれ取得しておくべきかと。


10年以上事務で教育を行ってる僕としてはこれぐらいの資格は取って欲しい・・!



【普通自動車第一種免許】
大都市の東京23区内などの企業には不要かもしれませんが、日本国内はすべてが山手線のように3・4分まてば電車が来る訳では当然ありません。


大都市以外の企業は以下のメリットがあります。

①車通勤が可能

②郵便局に車で行ける

③出張・その他に車で行ける

①は労働者に対するメリットですが、②③は働く上で必要な事です。③の内容を広げると株主総会の会場にも車で行く事が出来る為資料の運搬が容易になります。(本当に荷物が多い場合は宅配業者を使う物ですが)


旅行会社にも実際に行く場合があるので、免許は取得しておいた方がいいです。


この資格が必要と書いてる僕の企業は当然23区内には存在しません(笑)

総務事務に必要なスキル

総務事務に必要なスキル

・ブラインドタッチが出来る程度のタイピング速度

・コミュニケーション能力

・正確さ

これに関してはすでに記事に上げている経理事務に必要なスキルとまったく同じです。詳しい理由は下記記事を参考ください。

但し、正確さに関しては中身が変わってくるので総務事務での必要性を説明します。


【正確さ】

基本的には給与面での正確性が求められます。


例えば残業10時間しているのに残業代が付いていない!社会保険の加入額が違う!などこの間違いは人事総務の責任となります。


残業代は目に見えて分かるので給与明細を見たら従業員が苦情を言ってくるので気づける内容ですが、社会保険の金額は正直各従業員は見ません。


それは何故かと言うと給与明細を見ただけでは正しい社会保険料の金額が分からない為です。

社会保険加入額
毎月の給与+交通費+各手当の合計額
(例)給与20万円+交通費1万円+家族手当1万円+住宅手当2万円=24万円
 

上記例の24万円を元に社会保険の金額を算出するには以下のサイトより算出しないと行けない。

試しに東京都の企業尚且つ、令和3年での金額を算出すると


19等級扱いとなり、健康保険料(介護保険含む)は27,936円・厚生年金保険は43,920円となります。


職員の自己負担はこの金額に÷2で求められますが、加入時に金額を間違えたまま気づかないと1年ぐらいはこのままです。(毎年7月に算定基礎届という書類を出すのでこの時に気づく)


もし間違えると数ヶ月分遡って社会保険の請求又は返金となるので人事総務にも正確さは必要な要素です。

総務事務の注意点

総務事務の注意点

コミュニケーション能力が大事!


例えば物品の発注に関してですが、誰が何を使ったよーと総務担当者に連絡(コミュニケーション)をしてくれるのが一番ですが、中には一切連絡をしない職員が残念ながら企業に1人は居るでしょう。


その際に最後の1個を使ってしまい在庫がなくなった場合、不条理ですが総務事務のせいと責任を問われてしまいます。


そこで円滑に各職員とコミュニケーションを図ると在庫があと2個だけど発注を頼めますか?など総務が在庫確認をしなくても言ってくれる場合があります。ちなみに僕はそうしてます。差別では無いですがよく話す方の仕事は手伝ってあげたくなりますよね?


総務は各部署との連携が不可欠な部署なので持ちつ持たれつな関係を目指して行きましょう!

まとめ

中間管理職が進める総務事務に必要なスキルまとめ
・総務は企業によっては給与計算、人事も行う

・資格はFP、社会保険労務士を取得すると有利

・上記資格が無くてもMOSは取得する事

・スキルはコミュニケーション能力が大事

・福利厚生の検討を

未経験でも勤務年数を重ねて行けば必ずスキルアップは出来ます。今までに記載した資格やスキルがすべてあれば尚良いですがこれがすべてではありません。


人材によって良いところは違いますので自分が得意な作業を見つけて、同じ事務職同士頑張りましょう!

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